Журнал учета движения путевых листов. Журнал учета движения путевых листов: заполняем правильно Журнал учета движения путевых листов. Образец

Журнал учета путевых листов – типовая унифицированная форма № 8, применяемая компаниями, имеющими транспортные средства (ТС), для осуществления контроля эксплуатации автотранспортного парка и топливных затрат. Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация.

Журнал учета движения путевых листов: что это за документ

Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.

Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы. Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.

Журнал учета движения путевых листов: как применяется

Закон обязывает фирмы и предпринимателей, использующих в деятельности ТС различных категорий, выдавать водителям путевые листы (ПЛ) - документы, дающие право их эксплуатировать. В нем фиксируются сведения о маршруте, остатках и движении топлива, показаниях спидометра, особенностях рабочего процесса (например, число подъемов груза), времени выхода на работу и приезда в гараж. Крупные и автотранспортные предприятия практикуют ежедневную выдачу путевых листов. Небольшие организации, деятельность которых не относится к автотранспортной, могут оформлять путевой лист водителям на срок до 1-го месяца. Но, какой бы не была периодичность выдачи путевок, они обязательно должны фиксироваться в журнале учета ПЛ.

Требования к заполнению журнала

Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.

Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:

Все графы этой формы обязательны к заполнению. В них в хронологическом порядке отражается информация о номере ПЛ, дате выдачи, ФИО водителя, которому он выдан и его подтверждающую подпись. При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру. Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

	Дата выдачи п/л	Водитель		Гаражный № ТС				Примечание
					водителя в получении п/л	диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя	бухгалтера и дата приемки п/л
		Сергеев Антон Михайлович			роспись водителя	подпись диспетчера	13.01.2017 подпись бухгалтера	заполняется при особенностях маршрута и т.п.
		Першин Андрей Викторович			роспись водителя	подпись диспетчера	13.01.2017 подпись бухгалтера

Предприятия и бизнесмены вправе дополнить таблицу графами с разной информацией, которую посчитают необходимой. Так, многие фирмы вносят сведения о маршруте ТС, доставленных грузах, пробеге автомобиля, расходе горючего и др.

Важность этого учетного документа определяется еще и тем, что он является одним из подтверждений работы автотранспорта компании, а, следовательно, и расходов на топливо, позволяющих уменьшить налоговую базу, сократив соответствующие платежи. Помимо этого, журнал, фиксируя выходы водителей на линию и информацию о времени работы, служит основанием для начисления заработной платы водителям компании.

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Журнал выдачи путевых листов, образец

Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.

Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

1. Название документа.
2. Номер документа в хронологическом порядке.
3. Срок действия.
4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Государственный регистрационный знак авто.
7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
10. Ф.И.О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье .

Пример заполненной путевки

Журнал учета путевых листов, образец заполнения

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2019 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк

Сроки хранения и ответственность

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

Журнал учета путевых листов - это специальная форма, в которой каждая организация, использующая служебный транспорт, должна вести учет движения выдаваемых «путевок».

Обязательно ли вести

Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать и вести специальный журнал движения путевых листов. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 . Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 . За эти 20 лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевок законодатели вносили поправки не один раз, последние из которых пришлись на начало 2019 года.

Кроме формы № 8, Постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевок (для грузовых , легковых автомобилей и автобусов). О них речь в других статьях, мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевок, выданных водителям, и за сдачей отработанных путевок обратно в бухгалтерию организации. Рассмотрим рекомендуемый образец журнала выдачи путевых листов 2019 года: заполнение межотраслевой формы 8 не представляет трудностей.

Какую информацию включать в журнал

Применение такого учетного документа, как журнал учета движения путевых листов, обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование учетной книги полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8 (ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги страницы, на которых нанесена таблица из девяти колонок.

Каждая организация вправе разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указываются:

• номер документа и дата его выдачи;
• табельный номер и Ф.И.О. водителя транспортного средства;
• гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
• подпись водителя о получении путевки;
• подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
• дата приемки и подпись бухгалтера;
• графа для примечаний.

Делать записи в документе необходимо в порядке, установленном Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008, № 152 . Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.

Образец заполнения

В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Вести учет путевых листов можно от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать страницы, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульная страница документа, как обычно, содержит наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульной странице проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно. Образец книги регистрации путевых листов покажет, как заполнить титульную и последующие страницы.

Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности. Никакого подведения итога не требуется. Заполненный образец заполнения журнала учета путевых листов выглядит так:

После того как в книге закончатся свободные страницы, ее следует хранить в архиве организации не менее трех лет, после чего можно уничтожить.

Где в 2017 году скачать актуальный бланк журнала учета движения путевых листов по форме № 8? Изменилась ли форма этого журнала. Приведем актуальные на 2017 год бланк и образец заполнения журнала.

Обязательно ли вести журнал

Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов. См. « ».

Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 <Обязательных реквизитов>, утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.

Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2017 году.

Журнал предназначен для контроля за движением путевых листов. По нему можно проследить, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли они их сдали в бухгалтерию.

Форма журнала: своя или государственная

Для контроля движения выданных путевых листов в организации может вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако хотим акцентировать внимание, что с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированная форма перестала быть обязательной.

Читайте также Надбавки или скидки к тарифу ФСС: показатели по ОКВЭД на 2019 год

Организация или ИП вправе разработать свою форму журнала или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.

Пример журнала

Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде

В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п. При этом желательно, чтобы этот журнал, при необходимости, можно было распечатать.

13 февраля 2017 года Минюст РФ зарегистрировал Приказ Министерства транспорта Российской Федерации № 17 "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. № 152" от 18.01.2017 года. Согласно новому приказу в порядок оформления путевых листов на транспортные средства вносятся изменения. Новый приказ вступает в силу 26.02.2017 года.

Вот текст приказа Министерства транспорта РФ №17 от 18 января 2017 года:

Внести обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года №152 следующие изменения:

1. 1. В пункте 12 слова "В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании." исключить.

1. 2. Дополнить пунктом 16.1 следующего содержания:

"16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов".

Вот правила заполнения путевого листа на основании старого приказа Министерства транспорта РФ, которые был принят 18 сентября 2008 года:

Правила заполнения путевых листов:

1. 9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

1. 10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

1. 11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

1. 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

1. 13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

1. 16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов

1. 17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

1. 18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Мы выделили красным пункт 12 правил заполнения путевых листов, который перестанет действовать с 26 февраля 2017 года, после вступления в силу нового приказа Министерства транспорта № 17 от 18.01.2017 года. То есть, согласно новому законодательству, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателем будет не нужно обязательно проставлять вверху путевого листа свою печать или штамп.